Le département innovation vous initie régulièrement à des notions ou procédés utiles dans notre environnement de travail. 

Ce mois-ci, nous allons voir comment tenir des réunions intéressantes et productives.

1. Organisez la réunion : réglez toutes les questions logistiques (réservation de salle, matériel informatique requis, flip chart, etc.)

2. Établissez un ordre du jour : Fournir un ordre du jour bien à l’avance permet aux participants de se préparer, ce qui assure des rencontres productives.

3. Commencez et terminez la réunion à l’heure : Les questions qui n’ont pas été réglées peuvent être reportées à la prochaine réunion.

4. Attribuez les rôles : s’assurer que chacun connait ses responsabilités et ses moments d’intervention pour bien structurer la rencontre. 

5. Commencez par faire le point avec les participants : qu’ont-ils trouvé utile lors de la dernière rencontre? Qu’ont-ils réalisé depuis? Quel est l’objectif global de la rencontre du jour?

6. Établissez et passez en revue les règles de base : par exemple, indiquez si les questions et interventions se font pendant ou à la fin de la rencontre, ou précisez la confidentialité des sujets traités. 

7. Résumez les décisions et attribuez les actions : assurez-vous à la fin de la rencontre que chacun sache quelles sont les actions de suivi qui lui sont attribuées.

8. Évaluez les actions : Quelles ont été les réalisations de l’équipe suite à la rencontre? A-t-on atteint les objectifs visés?

9. Distribuez le compte-rendu sans tarder : Il permet de s’assurer que les personnes à qui l’on a confié les tâches les ont accomplies. Il sert à tous d’aide-mémoire pour vérifier si les personnes désignées pour chacune des tâches les ont terminées.

10. Et aussi, ne l'oublions pas: rangez. Nettoyez le tableau blanc, remettez les chaises à leur place et rangez les équipements informatiques.